Как обеспечить комфорт подрядчиков на свадьбе?

В день свадьбы команда организаторов и координаторов всегда выполняет множество функций, одной из которых является забота о команде проекта – это фотографы, видеографы, декораторы, ведущий, техническая группа, артисты и т.д. Часть подрядчиков заранее присылает свой бытовой райдер, который содержит условия для их комфортного пребывания на площадке, а часть обходится без него. Именно поэтому мы всегда выделяем координатора, который отвечает только за подрядчиков – чтобы гарантировать максимальный уровень сервиса по всем направлениям работы агентства. 

1. Логистика команды 
Одной из задач агентства является организация логистики всей команды проекта, а также максимальная оптимизация расходов пары по данному моменту. Как правило, у части подрядчиков по райдеру подразумевается оплата их расходов на транспорт. Для того, чтобы сократить расходы молодоженов, мы стараемся объединять (если это возможно) таких подрядчиков – чтобы они могли добраться до пункта назначения на одном транспорте. Например, команда фото и видео всегда перемещается на машине с одним из координаторов, который сопровождает молодоженов в течение свадебного дня. Еще одним обязательным пунктом является обеспечение всей команды четкой информацией о том, как добраться до места проведения свадьбы, есть ли риск образования глухих пробок и как их можно избежать.

2. Парковка
Один из наиболее острых опросов, который возникает, особенно если проведение свадьбы проходит в Москве – это парковка для подрядчиков. Безусловно, часть команды может приехать на такси, однако всегда есть и та часть, которая без собственного транспорта обойтись не может. Например, это декораторы и техническая команда, которые завозят крупногабаритные грузы и им нужно предоставить парковку как минимум на время монтажа и демонтажа. Часто и артисты приезжают на собственных автомобилях, поскольку везут с собой различные костюмы и инструменты. Для их удобства, нужно подготовить описание того, как проехать на парковку и где именно оставить машину – ведь самые удобные места обязательно резервируются для молодоженов и их гостей. Именно для таких ситуаций нужно четко понимать, кто именно приедет на своем транспорте и сколько парковочных мест нужно будет обеспечить. Если парковки в непосредственной близости нет, то нужно подготовить схему с обозначением ближайших парковок, где подрядчики смогут оставить свой транспорт.

3. Гримерка
По мере прибытия команды на площадку, их провожают в гримерку – техническое помещение, в котором они могут оставить свои вещи, переодеться или просто передохнуть. Есть в месте проведения нет пространства для гримерки, мы стараемся арендовать небольшой шатер или гримваген. Важно учитывать тот факт, что многие артисты просят предоставление отдельной гримерки – и данный пункт не стоит игнорировать. 

Немаловажным является и наполнение гримерки, ниже мы перечислим обязательные пункты, которые, по вашему желанию, можно дополнять различными предметами удобств:
- гримерка должна быть хорошо освещена, особенно это важно для тех артистов, кому предстоит нанесение макияжа;
- в комнате обязательно должны быть вешалки для верхней одежды и для костюмов;
- необходимая мебель – стулья/кресла и стол, количество которых рассчитывается исходя из численности находящихся в гримерке подрядчиков. Стол важен не только для удобства подготовки артистов к работе, но и для возможности комфортно перекусить (если площадка не предлагает отдельного от банкетного зала места для обеда команды проекта);
- зеркало в пол;
- гладильная доска и отпариватель – обязательный пункт, который спасет всех специалистов, у кого в дороге помялись костюмы. 

4. Питание
Обеспечение команды мероприятия качественной и вкусной едой – один из самых простых способов сделать их максимально продуктивными и счастливыми. Условно этот пункт можно разделить на следующие элементы:
- питьевая вода - в свободном доступе для всех подрядчиков должна быть вода (в среднем по 3 бутылки емкостью 0,5 л на персону). Для кавер-группы или других поющих артистов несколько бутылок обязательно выставляется прямо на сцену, а для ди джея и технической команды – прямо на пультовые;
- чай и кофе – если есть возможность, можно привезти свои, запросив у площадки бойлер с горячей водой или прихватив собственный чайник. Еще один вариант – установить депозит на чай и кофе для всех подрядчиков, который они смогут заказывать у самой площадки;
- легкие закуски – в гримерке мы всегда сервируем стол с легкими закусками (фрукты, сладости, сендвичи), чтобы каждый подрядчик мог быстро перекусить и с новыми силами отправляться работать. Иногда площадки предоставляют собственный сет таких закусок, которым также можно воспользоваться;
- горячий обед – он предоставляется всем подрядчикам, которые работают в день свадьбы более 5 часов. Как правило, обед состоит из горячего блюда, салата и напитка. Самый удобный способ – заранее заказать горячее у площадки, причем нужно заранее опросить всю команду об их предпочтениях (возможно, кто-то является вегетарианцем или придерживается специальной диеты). Таким образом, молодожены сразу будут понимать сумму расходов по данному пункту. Также возможно заказать обед через различные сервисы доставки. 

5. Бытовой райдер
Иногда в составе команды есть артисты, которые в ходе подготовки присылают собственный бытовой райдер – это список условий, которые должен соблюсти организатор для комфортного пребывания артиста на площадке. В нем содержатся пункты о размере и оснащенности гримерке, количестве необходимых парковочных мест, питании и даже охране. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, мы рекомендуем безоговорочно соблюдать все указанные в райдере условия и знакомиться с ними еще до внесения предоплаты за услуги артиста. 

6. Обеспечение необходимой информацией
Еще на этапе подготовки свадьбе важно предоставить подрядчику полную информацию о мероприятии, рассказать о его участниках и важных нюансах, которые могут повлиять на его работу. За пару дней до даты торжества, следует отправить каждому участнику команды информационное письмо с важнейшей информацией: время приезда на площадку, время готовности к работе, точный адрес и схему проезда, пожелания по дресс-коду, еще раз описать ваши договоренности и пр. Это крайне важный момент, который поможет каждому специалисту избежать ошибок и путаницы, особенно в жаркий летний сезон, когда свадьбы идут одна за другой.

7. Налаживание взаимодействия между подрядчиками
В ходе подготовки свадьбы есть ряд задач, в которых задействованы сразу несколько сторон. Например, в разработке эскизов декора важно учитывать расположение световых и звуковых систем – чтобы вместе все выглядело гармонично, работало исправно и не нарушало правила безопасности. И таких пар взаимодействия очень много: ведущий и ди джей, декораторы и представители площадки, декораторы и кейтеринг, техническая команда и музыканта, артисты и ведущий. Этот список может быть очень длинным и включать значительное число сторон. Важно, чтобы заранее, еще до даты свадьбы, каждый четко знал свои задачи и согласовал свое взаимодействие со всеми участниками процесса. Таким образом, каждый будет знать свою область функций и иметь представление об общей картине мероприятия. 

8. Четкая цепочка контактов
Очень важным фактором, который напрямую влияет на качество подготовки и реализации проекта, является четкая цепочка взаимодействия всех членов команды и молодоженов. В ней ключевую роль всегда играет свадебное агентство, которое участвует во всех переговорах между подрядчиками – модерируя процесс и фиксируя всю важную информацию. Также важно, чтобы общение пары с командой проекта всегда происходило через организатора, либо при участии организатора – благодаря этому пункту, взаимодействие для самой пары и для подрядчика будет максимально эффективным, быстрым и надежным.

9. Фотографии с мероприятия
Фотографии и видео с прошедшей свадьбы – та самая желанная иллюстрация для портфолио многих подрядчиков. Как правило, как только мы получаем полную серию фотографий, то распределяем их по папкам для каждого подрядчика – фото с участием ведущего, фото торта, фото кавер-группы и т.д. И если парой заранее не было указано пожеланий в конфиденциальности проекта, то отправляем каждому члену команды фото с его участием или с результатами его работы. Таким образом, молодожены освобождаются от внезапных SMS с просьбой прислать какое-либо фото – все эти заботы агентство берет на себя!

Мы искренне верим в то, что свадьба – это праздник для всех причастных, как для молодоженов и их гостей, так и для команды, которая помогает создать ту самую заветную картинку, ту самую неповторимую атмосферу! Именно поэтому мы трепетно заботимся о всех, чтобы в конце вечера каждый уезжал домой с улыбкой радости на лице и вдохновением в сердце.